Đối với các doanh nghiệp liên quan đến việc vận hành, sản xuất hàng hóa thì nhân viên quản lý đơn hàng sẽ là một vị chỉ đóng vai trò quan trọng. Vậy nếu bạn cũng đang tìm hiểu những thông tin xoay quanh nhân viên quản lý đơn hàng, hãy cùng tìm hiểu bài viết tổng hợp về vị trí này của Học Nghề.ORG ngay sau đây.
Nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
Nhân viên quản lý đơn hàng (Merchandiser) là người chịu trách nhiệm chính về việc kiểm soát và theo dõi tình trạng đơn hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm từ khâu chuẩn bị, ra thành phẩm và giao đến tay khách hàng.
💢💢💢Xem thêm: Lỗi hay gặp khi sử dụng máy giặt và cách xử lý
Nhiệm vụ của nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
Tiếp nhận, xác nhận thông tin đặt hàng:
Nhân viên sẽ xác nhận thông tin khách hàng (bao gồm: họ tên, địa chỉ, số điện thoại,… cùng các lưu ý mua hàng đính kèm) để tiến hành tạo đơn giao hàng.
Kiểm tra và phản hồi khách hàng về số lượng sản phẩm:
Sau khi xác minh thông tin, nhân viên sẽ liên hệ với các bộ phận sản xuất liên quan để kiểm tra số lượng hàng. Nếu số lượng sản phẩm không đáp ứng nhu cầu mua hàng, nhân viên sẽ liên hệ trực tiếp khách hàng để trao đổi và tìm phương hướng xử lý phù hợp.
Thống kê đơn hàng vào hệ thống và theo dõi quá trình vận chuyển:
Sau khi tạo lệnh chuyển hàng, nhân viên sẽ nhập thông tin vào hệ thống để dễ dàng quản lý và theo dõi quá trình vận chuyển.
Xử lý phát sinh sau bán hàng:
Nhân viên sẽ tiếp nhận, tổng hợp và giải quyết các khiếu nại hay thắc mắc, góp ý liên quan đến đơn hàng để từ đó đề xuất các phương án giúp tối ưu quá trình sản xuất.
Thực hiện báo cáo chỉ số liên quan đến đơn hàng:
Báo cáo chi tiết để theo dõi tình hình đơn hàng, rút kinh nghiệm cho các đơn tiếp theo.
Các kỹ năng cần có
Để hoàn thành các nhiệm vụ được giao, nhân viên cần đáp ứng các yêu cầu công việc sau:
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán:
Không chỉ có vai trò thúc đẩy quy trình sản xuất, mà còn có nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại hay thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Do vậy, nhân viên cần trang bị kỹ năng giao tiếp để thúc đẩy năng suất làm việc đội nhóm và xây dựng sự tín nhiệm từ khách hàng.
Kỹ năng chăm sóc khách hàng:
Vì tính chất công việc luôn cần sự tương tác với khách hàng, do vậy nhân viên sở hữu kỹ năng chăm sóc khách hàng tận tâm sẽ là một lợi thế. Kỹ năng này giúp bạn dễ dàng kiểm soát và xử lý những tình huống khó nhằn chuyên nghiệp, tinh tế.
Thành thạo tin học văn phòng:
Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng như: Excel, Word,… giúp công việc quản lý trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn. Ngoài các ứng dụng văn phòng, bạn có thể sử dụng kết hợp các phần mềm quản lý khác như: Pancake, Haravan, MISA AMIS CRM,… để thuận tiện theo dõi, thống kê và tổng hợp đơn hàng bán ra.
KPI của nhân viên quản lý đơn hàng là gì?
KPI của nhân viên quản lý đơn hàng của mỗi công ty sẽ cam kết khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp đa phần đều dựa vào 2 tỷ lệ sau để dễ dàng đánh giá và ghi nhận lương thưởng:
Tỷ lệ OER (tỷ lệ chi phí hoạt động):
Dựa vào tỷ lệ chi phí hoạt động hàng năm, doanh nghiệp có thể nhận biết được quy trình sản xuất đã tối ưu hay chưa. Nếu tỷ lệ OER cao hơn doanh thu, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang phải tiêu tốn một khoản tiền không cần thiết cho hoạt động sản xuất làm xảy ra tình trạng thất thoát. Chính vì thế, nhân viên có nhiệm vụ theo dõi và duy trì tỷ lệ OER luôn thấp hơn hoặc ngang bằng doanh thu đơn hàng bán ra. Từ đó, đưa ra những đề xuất nhằm tối ưu quy trình sản xuất cho công ty.
Công thức tính tỷ lệ OER = (Tổng chi phí hoạt động – Khấu hao) / Tổng thu nhập.
Tỷ lệ CRR (tỷ lệ duy trì khách hàng):
Tỷ lệ CRR giúp doanh nghiệp có thể đánh giá tổng quan về thái độ và chất lượng làm việc của nhân viên. Tỷ lệ khách hàng thân thiết tăng cao cho thấy được sự tín nhiệm và mức độ hài lòng khi sử dụng dịch vụ. Chính vì thế, nhân viên luôn cần quan tâm tỷ lệ CRR để cải thiện chất lượng phục vụ.
Công thức tính tỷ lệ CRR = [(Số lượng khách hàng vào cuối kỳ – Số lượng khách hàng mới có được trong cùng khoảng thời gian) x 100] / Số lượng khách hàng vào đầu kỳ.
💥💥💥Xem thêm: Ngành nghề nào sẽ phù hợp với cá tính của bạn?
Trên đây là những công việc của 1 nhân viên quản lý đơn hàng. Hy vọng đó là những kiến thức bổ ích giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn và rõ ràng hơn về nhiệm vụ của người quản lý đơn hàng sẽ phải làm gì. Đừng quên theo dõi thêm nhiều bài viết để cập nhật thêm nhiều kiến thức trên kênh Tin tức nhé.
